E-MAIL VERSAND IN NAHAUS
E-Mails direkt aus der Immobilienverwaltung versenden
Verbinden Sie Gmail, Outlook, Exchange, IONOS oder STRATO mit Nahaus und versenden Sie Nachrichten direkt aus Ihrer Immobilienverwaltungssoftware.
Ob Mahnung, Zahlungserinnerung, Rückfrage oder Eigentümerkommunikation: Alles läuft zentral, nachvollziehbar und ohne Programmwechsel.
BEKANNT AUS
Kommunikation ohne Medienbruch
Viele Hausverwaltungen arbeiten täglich mit mehreren Systemen gleichzeitig:
- Verwaltungssoftware für Objekte und Mieter
- E-Mail Programm für Nachrichten
- externe Tools für Anhänge
- getrennte Ablage für Dokumentation
- manuelle Nachverfolgung von Versandstatus
Mit Nahaus wird die Kommunikation direkt in die Immobilienverwaltung integriert. E-Mails, E-Post und SMS laufen zentral über den Postausgang und können je nach Anwendungsfall direkt aus dem System verschickt werden.
So entsteht eine moderne, einfache und effiziente Kommunikation für die tägliche Mietverwaltung.
E-Mails direkt aus Nahaus versenden
Eigenes E-Mail konto im Postausgang hinterlegen
Kommunikation zentral dokumentieren
Keine externen Programme notwendig
Ideal für Mahnungen und Zahlungserinnerungen
Nachrichten an Mieter, Eigentümer und Kontakte versenden
Anhänge wie PDFs, Bilder oder Dateien hinzufügen
Signaturen pro E-Mailkonto hinterlegen
Berechtigungen für Teammitglieder steuern
Versandstatus jederzeit nachvollziehen
Intuitive Bedienung – ohne Schulung nutzbar
Mehr Produktivität in der Immobilienverwaltung
So funktioniert der
E-Mailversand mit Nahaus
30 Tage Testzeit. Keine Zahlungsdaten erforderlich.
1. Postausgang öffnen
Öffnen Sie im Hauptmenü den Bereich:
Kommunikation → Postausgang
Dort finden Sie alle ausgehenden Nachrichten an einem zentralen Ort. Dazu gehören:
- E-Mails
- E-Post
- SMS
So behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre ausgehende Kommunikation.
2. Einstellungen für E-Mailkonten öffnen
Im Postausgang klicken Sie unten im Menü auf:
Einstellungen
Unter E-Mailkonten verwalten können Sie neue Konten hinzufügen, bestehende Konten bearbeiten, Verbindungen testen oder E-Mailkonten entfernen.
So lässt sich der Postausgang flexibel an Ihre Verwaltungsstruktur anpassen.
3. Neues E-Mailkonto hinzufügen
Um ein neues E-Mailkonto einzurichten, klicken Sie oben rechts auf: Konto hinzufügen
Anschließend stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:
- SMTP-E-Mail
- Gmail-Konto
- Microsoft-Konto
Die Google- und Microsoft-Schnittstellen befinden sich aktuell in Entwicklung und wurden bereits zu Testzwecken auf der Betaumgebung freigeschaltet. Für viele klassische E-Mailanbieter kann die SMTP-Einrichtung genutzt werden.
4. SMTP-E-Mail einrichten
Bei der Einrichtung per SMTP können verschiedene Anbieter verwendet werden, zum Beispiel:
- IONOS
- IONOS Exchange
- Strato
- Gmail SMTP ohne Zwei-Faktor-Authentifizierung
- manuelle SMTP-Konfiguration
Falls Ihr Anbieter nicht in der Liste steht, können Sie die Verbindung manuell einrichten.
Dafür werden in der Regel folgende Daten benötigt:
- Name des Kontos
- SMTP-Host
- E-Mail Adresse
- Passwort
- Port
- SSL- oder TLS-Einstellung
Wenn ein vordefinierter Anbieter ausgewählt wird, sind viele Felder bereits automatisch vorausgefüllt. Das macht die Einrichtung besonders einfach und intuitiv.
5. Wichtige Hinweise zu Gmail und Microsoft
Bei Gmail ist wichtig:
Wenn für das Gmail-Konto eine Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert ist, funktioniert die klassische Basic-SMTP-Einrichtung nicht. In diesem Fall sollte die Google-Schnittstelle verwendet werden.
Für Microsoft-Konten gilt:
Hotmail, Outlook, Microsoft Exchange und Office 365 sollten über die Microsoft-Schnittstelle verbunden werden. So wird sichergestellt, dass die Verbindung korrekt und zuverlässig funktioniert.
6. Berechtigungen für Teammitglieder festlegen
Beim Einrichten des EMail kontos können Sie festlegen, welche Teammitglieder dieses Konto nutzen dürfen. Das ist besonders wichtig für größere Hausverwaltungen oder Teams mit mehreren Rollen.
So können beispielsweise Mitarbeitende aus der Mietverwaltung, Buchhaltung oder dem Forderungsmanagement gezielt Zugriff auf bestimmte E-Mailkonten erhalten.
Master- und Admin-Benutzer haben aus Support- und Verwaltungsgründen Zugriff auf alle E-Mailkonten.
7. Verbindung testen
Nach der Einrichtung können Sie die Verbindung jederzeit prüfen.
Dafür klicken Sie auf: E-Mail testen
Nahaus prüft anschließend, ob die eingegebenen Daten korrekt sind. Alternativ können Sie eine Testmail an sich selbst versenden.
So stellen Sie sicher, dass das Konto korrekt eingerichtet ist und E-Mails zuverlässig versendet werden können.
8. E-Mail direkt aus Nahaus verfassen
Zurück im Postausgang klicken Sie oben links auf:
Verfassen
Danach wählen Sie den Kanal:
Anschließend können Sie:
- Absenderkonto auswählen
- Empfänger eintragen
- Betreff hinzufügen
- Nachricht schreiben
- Anhänge hochladen
- E-Mail versenden
Anhänge wie PDFs, Bilder oder andere Dateien können direkt hinzugefügt werden. So lassen sich professionelle Nachrichten direkt aus der Immobilienverwaltung versenden.
9. Signaturen hinterlegen
Für jedes EMail konto können eigene Signaturen erstellt werden. Dazu öffnen Sie unten links den Bereich:
Signaturen → Signaturen verwalten
Dort können Sie neue Signaturen erstellen und später beim Schreiben einer E-Mail auswählen. Das sorgt für ein einheitliches und professionelles Auftreten gegenüber Mietern, Eigentümern, Investoren und Dienstleistern.
10. Versandstatus nachvollziehen
Nach dem Versand wird die E-Mail im Postausgang angezeigt. Dort sehen Sie den jeweiligen Versandstatus übersichtlich und nachvollziehbar.
Das ist besonders wichtig für:
- Mahnungen
- Zahlungserinnerungen
- Übergabemitteilungen
- Eigentümerkommunikation
- allgemeine Verwaltungsnachrichten
So bleibt die Kommunikation dokumentiert und jederzeit prüfbar.
Typische Anwendungsfälle
Der E-Mailversand in Nahaus eignet sich besonders für:
- Mahnungen versenden
- Zahlungserinnerungen verschicken
- Mieter informieren
- Eigentümer kontaktieren
- Übergabemitteilungen versenden
- Dokumente oder PDFs anhängen
- Interne Verwaltungsprozesse dokumentieren
- Kommunikation zentral nachvollziehen
- Teamzugriffe auf E-Mailkonten steuern
Praxis-Tipp: Hinterlegen Sie für unterschiedliche Bereiche eigene E-Mailkonten oder Signaturen. So bleibt Ihre Kommunikation strukturiert und professionell. Zusätzlich können Sie Berechtigungen gezielt steuern, damit Teammitglieder nur die E-Mail Konten nutzen, die für ihren Aufgabenbereich relevant sind.
Mehr Effizienz für Ihre Mietverwaltung
Mit dem integrierten E-Mailversand in Nahaus kommunizieren Vermieter, Immobilieninvestoren und Hausverwaltungen direkt aus der Software heraus.
Mahnungen, Zahlungserinnerungen, Nachrichten an Mieter, Eigentümer oder Kontakte können schnell, professionell und nachvollziehbar versendet werden. Durch eigene E-Mailkonten, Signaturen, Anhänge, Berechtigungen und Versandstatus entsteht eine moderne und effiziente Kommunikationslösung für die digitale Immobilienverwaltung.
Nahaus hilft Ihnen dabei, Kommunikation zu vereinfachen, Prozesse zu beschleunigen und externe Programme zu reduzieren.
E-Mail versand in der Immobilienverwaltung
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