KOMMUNIKATION | MAILBOX
Mailbox für die Hausverwaltung
E-Mails von Mietern, Eigentümern und Handwerkern direkt in Nahaus lesen, zuordnen und als Ticket bearbeiten.
Mit der Mailbox holen Sie Ihr Postfach in Nahaus: Nahaus erkennt, wer Ihnen schreibt, und macht aus einer E-Mail mit einem Klick ein Ticket mit dem ganzen Verlauf. Ihr Postfach bleibt bei Ihrem Anbieter, Ihr gewohntes E-Mail-Programm nutzen Sie parallel weiter. Hausverwaltungen, Vermieter und Immobilieninvestoren behalten so jede Nachricht im Blick.
BEKANNT AUS
Eine E-Mail von der Mieterin, und dann beginnt die Suche
Wasserfleck im Bad. Welche Wohnung war das nochmal und wer kümmert sich darum? Wer Postfach und Software trennt, kennt die Folgen:
- Wohnung und Mieter raussuchen
- Texte kopieren und weiterleiten
- Anhänge von Hand ablegen
- Rückfragen, wer zuständig ist
- Mails, die untergehen
Postfach bleibt beim Anbieter
IMAP oder Microsoft 365 verbinden
Mehrere Konten in einer Ansicht
E-Mails Kollegen zuweisen
Labels und Filter
Textbausteine beim Antworten
Mieter und Eigentümer erkennen
Immobilie, Einheit und Mietverhältnis zuordnen
Anhänge im Dateimanager speichern
Ticket mit einem Klick erstellen
Doppelte Tickets vermeiden
Antworten direkt aus dem Ticket
So funktioniert die Mailbox
in Nahaus
30 Tage Testzeit. Keine Zahlungsdaten erforderlich.
1. Konto hinzufügen
Öffnen Sie im Hauptmenü die Mailbox, klicken Sie auf „Mailbox verknüpfen“ und dann auf „Konto hinzufügen“. Wählen Sie IMAP oder Outlook und Microsoft 365.
2. Zugangsdaten bei IMAP eintragen
Tragen Sie E-Mail-Adresse, Passwort und den Server für den Posteingang ein, die Ports sind vorbelegt. Mit „Verbinden“ testet Nahaus die Verbindung sofort und nennt bei einem Fehler den Grund.
3. Outlook und Microsoft 365 verbinden
Bei Microsoft brauchen Sie in Nahaus kein Passwort. Sie melden sich direkt bei Microsoft an und bestätigen den Zugriff. In Microsoft 365 setzen Sie oder Ihr IT-Admin vorher einmal im Admin Center unter „E-Mail-Apps verwalten“ die Häkchen bei IMAP und „Authentifiziertes SMTP“. Erlaubt Ihre Firma keine neuen Apps, muss ein Admin Nahaus einmal zustimmen. Private Outlook- oder Hotmail-Konten lässt Microsoft oft nicht zu.
4. Konto prüfen und synchronisieren
Ihr Konto erscheint als Karte. „Jetzt synchronisieren“ holt neue Mails sofort. Ist der Zugang abgelaufen, klicken Sie auf „Neu verbinden“.
5. Absender, Signatur und Zugriff
Über den Stift legen Sie Absendername, Antwort-Adresse, Fußzeile und Signaturen fest. Unter „Zugriff auf dieses Mailkonto“ geben Sie das Postfach für Kollegen frei.
6. Das Postfach im Alltag
Mails weisen Sie Kollegen zu und sortieren sie mit Labels. Unter „Alle Konten“ sehen Sie mehrere Postfächer zusammen, unter „Mir zugewiesen“, was auf Sie wartet. Beim Antworten schlägt Nahaus passende Textbausteine vor.
7. Absender erkennen
Nahaus erkennt Mieter, Eigentümer und Kontakte. „Mit KI verknüpfen“ ermittelt Immobilie, Einheit und Mietverhältnis automatisch und nennt den Grund. Passt alles, klicken Sie auf „Bestätigen“. Unbekannte Absender legen Sie mit „Kontakt aus Absender anlegen“ an.
8. Verlauf und Anhänge
Unter „Verlauf mit E-Mail-Adresse“ sehen Sie die letzten Mails dieser Person. Anhänge speichern Sie mit einem Klick im Dateimanager der Immobilie.
9. Ticket aus der E-Mail erstellen
Wählen Sie über die drei Punkte „Ticket verknüpfen“ und „Neues Ticket erstellen“. Nahaus prüft zuerst, ob es zur Immobilie schon Tickets gibt. Ist die Sache neu, legen Sie trotzdem ein neues Ticket an und wählen das Board, mit „Liste manuell auswählen“ auch die Spalte. Betreff, Absender, Immobilie und Mieter sind schon eingetragen. Ein Ticket entsteht nicht automatisch, Sie entscheiden bei jeder Mail selbst.
10. Im Ticket antworten
Im Tab „E-Mail“ des Tickets antworten Sie direkt aus Nahaus. Antwortet die Mieterin, landet ihre Mail automatisch im Ticket und alle Mitglieder des Tickets erhalten eine Benachrichtigung.
Typische Anwendungsfälle
- Schadensmeldungen von Mietern als Ticket erfassen
- Angebote von Handwerkern dem passenden Ticket zuordnen
- Gemeinsames Postfach für das ganze Team
- Anfragen von Eigentümern der richtigen Immobilie zuordnen
- Rechnungen und Rückfragen mit Labels sortieren
Praxis-Tipp: Schalten Sie bei manchen Anbietern IMAP zuerst in den Einstellungen ein, und bei der Zwei-Faktor-Anmeldung brauchen Sie oft ein eigenes App-Passwort.
Postfach und Verwaltung an einem Ort
Mieter, Eigentümer, Immobilien und Tickets liegen bereits in Nahaus. Mit der Mailbox gehört jede E-Mail dazu. Mehr dazu: E-Mail-Versand, Team Chat und Ticketing.
ERFAHRUNGSBERICHTE
Das sagen unsere Kunden über Nahaus
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